Användarvillkor

Detta är användarvillkoren för NordFlow. Vi har försökt skriva dem på normal svenska istället för advokatspråk — så att du förstår vad du köper, vad vi lovar leverera, vad som händer om något går snett, och hur du kan säga upp avtalet. Genom att teckna avtal eller använda tjänsten godkänner du dessa villkor.

1. Parter och avtalets omfattning

Dessa villkor gäller mellan:

• NordFlow (enskild firma, org.nr 20060213-6194), företrätt av Josef Hellstenius, Holmbytorp 119, 247 97 Eslöv, Sverige ("vi", "oss", "NordFlow")
• Kunden — det företag, den enskild firma eller annan juridisk person som tecknar avtal om tjänsten ("ni", "kunden")

Avtalet ingås när kunden tecknar abonnemang via e-post, signerat orderbekräftelse eller annan dokumenterad bekräftelse. Dessa villkor reglerar relationen utöver eventuella specifika villkor i orderbekräftelsen, vilka i händelse av konflikt har företräde.

2. Tjänsten

NordFlow är en AI-baserad kundmottagnings­tjänst för serviceföretag. Tjänsten innehåller:

• Automatisk insamling av inkommande kundförfrågningar via mejl, formulär och Instagram-DM
• AI-baserad klassificering av leads som heta, varma eller kalla
• Automatiska svar på det som är tydligt
• Eskalering via SMS när mänsklig hantering krävs
• Webbaserad dashboard för att se och hantera leads
• Support från grundaren under kontorstid

Tjänstens exakta innehåll, omfattning och eventuella tillägg specificeras i orderbekräftelsen.

3. Uppstart och onboarding

Setup och onboarding sker tillsammans med er enligt följande steg:

• Vi sätter upp ett Google Sheet för er lead-data (som ni äger).
• Vi kopplar in era befintliga mejl-konton, formulär och eventuell Instagram via IMAP/API.
• Vi konfigurerar AI-svar utifrån era egna mallar och tidigare svar.
• Vi kör testkörningar tillsammans innan systemet går live.

Setup ingår utan extra avgift. Normal ledtid: 5–10 arbetsdagar från avtalstecknande till live-drift, förutsatt att ni ger oss åtkomst till nödvändiga konton i tid.

4. Avgifter och betalning

Pris

Tjänsten kostar från 15 000 kr/månad exkl. moms. Exakt pris framgår av orderbekräftelsen och kan variera beroende på volym och omfattning. Större bolag eller anpassade setuper kan ha högre månadsavgift.

Fakturering

• Fakturering sker i förskott per kalendermånad.
• Betalningsvillkor: 30 dagar netto från fakturadatum.
• Fakturor skickas via e-post i PDF-format till angiven faktureringsadress.

Vid försenad betalning

Vid försenad betalning tillkommer dröjsmålsränta enligt räntelagen (referensränta + 8 procentenheter), påminnelseavgift om 60 kr per påminnelse, samt eventuella inkassoavgifter. Vid mer än 30 dagars försening efter förfallodatum har vi rätt att tillfälligt pausa tjänsten tills betalning sker.

Prisändringar

Vi förbehåller oss rätten att justera priser med minst 60 dagars varsel. Vid prishöjningar har ni rätt att säga upp avtalet före höjningen träder i kraft, utan uppsägningsavgift.

5. Avtalstid och uppsägning

Avtalet löper tillsvidare från den dag tjänsten levereras.

Uppsägning

• Uppsägningstid: 30 dagar. Uppsägning kan ske från endera parten utan skäl.
• Under uppsägningstiden levererar vi tjänsten som vanligt och fakturerar enligt avtalat.
• Uppsägning sker skriftligen via e-post till josef.hellstenius@nordflow.online.

Första månaden — fri uppsägning

Under tjänstens första 30 dagar kan kunden säga upp avtalet utan kostnad om tjänsten inte uppfyller förväntningarna. Eventuellt erlagd avgift återbetalas.

Uppsägning vid avtalsbrott

Båda parter har rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan om motparten väsentligen bryter mot avtalet och inte rättar bristen inom 30 dagar efter skriftligt påpekande. Brott mot tystnadsplikt eller GDPR-skyldigheter räknas alltid som väsentligt avtalsbrott.

Efter avtalets slut

Vid avtalsslut:

• Vi kopplar bort all åtkomst till era konton inom 5 arbetsdagar.
• Ert Google Sheet med all lead-data tillhör er och förblir orört.
• Vi raderar era login-uppgifter och kundkonto inom 30 dagar.
• Fakturerings- och bokföringsmaterial sparas 7 år enligt lag.

6. Era åtaganden som kund

För att tjänsten ska fungera åtar ni er att:

• Ge oss nödvändig åtkomst till era mejlkonton, formulär och övriga relevanta system.
• Använda tjänsten endast för legitima affärsändamål.
• Inte använda tjänsten för att skicka spam, bedrägeri, hat eller annat olagligt material.
• Säkerställa att slutkunder informeras om att AI används vid kommunikation (vi tillhandahåller exempeltext för era automatsvar och webbplats).
• Hålla inloggningsuppgifter till dashboarden hemliga och inte dela dem med obehöriga.
• Betala fakturor i tid.
• Informera oss omgående vid misstänkt missbruk eller säkerhetsincident.

7. Våra åtaganden och servicenivå

Tillgänglighet

Vi strävar efter att tjänsten är tillgänglig 99,5 % av tiden räknat per kalendermånad (cirka 3,6 timmars maxtid per månad). Planerade underhållsfönster räknas inte in i otillgängligheten och aviseras minst 48 timmar i förväg.

Support

Support ingår och tillhandahålls av grundaren personligen via e-post och telefon under svensk kontorstid (mån–fre 09:00–17:00). Normal svarstid: inom 24 timmar (vardagar).

AI-kvalitet

AI:n tränas på era riktiga svar och justeras kontinuerligt. Vi garanterar inte att 100 % av automatiska svar är felfria — alla AI-system har felmarginal. Vi åtgärdar identifierade mönster av felaktiga svar inom rimlig tid utan extra avgift.

Driftavbrott och kreditering

Vid driftavbrott som överstiger den utlovade tillgängligheten har ni rätt till proportionell kreditering av månadsavgiften vid skriftlig begäran inom 30 dagar.

8. Sekretess

Båda parter förbinder sig att hålla information som mottagits från motparten konfidentiell och inte använda eller dela den utöver vad som krävs för att uppfylla avtalet. Sekretessplikten gäller även efter avtalets slut.

Undantag: information som var allmänt känd vid mottagandet, blir allmänt känd utan brott mot dessa villkor, eller som måste lämnas ut enligt lag eller myndighetsbeslut.

9. Personuppgifter och dataägarskap

Ägarskap

All kunddata och lead-data tillhör er. Vi gör inga anspråk på äganderätt över era data. Datan ligger fysiskt i ert eget Google Sheet eller motsvarande system ni kontrollerar.

Personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal)

När vi behandlar personuppgifter för er räkning är ni personuppgiftsansvarig och vi personuppgiftsbiträde. Ett separat PUB-avtal enligt GDPR Art. 28 tecknas innan behandlingen påbörjas och utgör en integrerad del av detta avtal.

Integritetspolicy

Vår behandling av personuppgifter beskrivs i detalj i vår integritetspolicy, som utgör en del av detta avtal.

10. Immaterialrätt

Alla immateriella rättigheter till NordFlow — inklusive källkod, design, varumärken, dokumentation och AI-modeller — tillhör NordFlow eller dess licensgivare. Avtalet ger er en icke-exklusiv, icke-överlåtbar rätt att använda tjänsten under avtalstiden.

All data som ni laddar upp eller skapar i tjänsten tillhör fortsatt er, och vi gör inga anspråk på den.

11. Ansvarsbegränsning

NordFlow ansvarar för skador som orsakats av vårdslöshet från vår sida, dock med följande begränsningar:

• Vårt totala ansvar för en enskild skada är begränsat till månadsavgiften under de senaste 12 månaderna innan skadan uppstod.
• Vi ansvarar inte för indirekta skador såsom utebliven vinst, förlorade kunder, dataförluster utöver det vi orsakat, eller ryktesförluster.
• Vi ansvarar inte för felaktiga AI-svar utöver att åtgärda systematiska problem så snart de identifieras.
• Vi ansvarar inte för avbrott eller skador orsakade av underbiträden, internetleverantörer eller andra tredjepartstjänster som vi inte kontrollerar.

Begränsningarna gäller inte vid grov vårdslöshet, uppsåt eller brott mot GDPR.

12. Force majeure

Ingendera parten ansvarar för brister eller dröjsmål som beror på omständigheter utanför partens rimliga kontroll — såsom myndighetsbeslut, krig, naturkatastrof, omfattande strömavbrott, pandemi, eller större infrastrukturhaverier hos underleverantör (t.ex. Google, OpenAI).

Vid längre force majeure-period (över 60 dagar) har båda parter rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan utan ansvar.

13. Ändringar i villkoren

Vi förbehåller oss rätten att ändra dessa villkor. Vid väsentliga ändringar:

• Vi informerar aktiva kunder via e-post minst 30 dagar i förväg.
• Om ni inte accepterar ändringarna har ni rätt att säga upp avtalet före de träder i kraft, utan uppsägningstid.
• Fortsatt användning av tjänsten efter ikraftträdandedatum innebär att ni godkänner ändringarna.

14. Tillämplig lag och tvister

Detta avtal regleras av svensk lag, med undantag för dess lagvalsregler.

Tvister ska i första hand lösas genom dialog mellan parterna. Om dialog inte leder till lösning ska tvist avgöras vid Lunds tingsrätt som första instans, om inte annat avtalats.

15. Kontakt

Frågor om avtalet eller villkoren?